Funktionärs- och utskottspresentation

Text skriven i kursiv är utdrag från stadgarna eller arbetsordningarna vilka beskriver i detalj vad varje uppgift går ut på.

Inspektor

Inspektors uppgift är att övervaka och stöda nationen i dess verksamhet och att vara en förbindelselänk till universitetet.

Till inspektor väljer nationen en professor vid Helsingfors universitet. Inspektorn har som uppgift att övervaka nationens verksamhet, stöda nationen med råd samt upprätthålla kontakten mellan universitetet och nationen. Inspektorn fungerar som ordförande för nationsmötet, De Äldres Råd och stipendiefondens styrelse samt är självskriven medlem i Svenska Studenters Bostadsstiftelses förvaltningsråd. Inspektorn har även närvaro-, yttrande- och förslagsrätt på Föreningen Wiborg rf:s styrelsemöten. ÖFN:s nuvarande inspektor är sedan 2011 professor i beräkningsmaterialfysik Kai Nordlund. Inspektorns mandatperiod är inte begränsad.

Kurator

Kurators uppgift är att:

1) biträda inspektor i dennas uppgifter samt att hålla denna informerad om nationens verksamhet

2) övervaka nationens verksamhet

3) stöda styrelsen i dess verksamhet

4) representera nationen utåt och hålla kontakt med andra nationers kuratorer

5) teckna nationens namn

6) i stadgeboken införa alla de ändringar av stadgarna som nationsmötet i laga ordning beslutit om och rektorn stadfäst

7) verka som sekreterare i De Äldres Råd

8) verka som ordförande i ordningsutskottet

9) verka som ordförande i utvecklingsutskottet

10)upprätthålla kontakten till nationens äldre medlemmar

Nationens kurator är en mer erfaren eller nyutexaminerad nationsmedlem. Kuratorn har som uppgift att övervaka nationens verksamhet, bistå med råd till styrelsen och resten av nationen, upprätthålla kontakten till äldre medlemmar samt representera nationen utåt. Kuratorn fungerar som sekreterare i De Äldres Råd och stipendiefondens styrelse och som ordförande för ordningsutskottet och utvecklingsutskottet. Kuratorn är även självskriven medlem i Svenska Studenters Bostadsstiftelses förvaltningsråd. Kuratorn har även närvaro-, yttrande- och förslagsrätt på Föreningen Wiborg rf:s styrelsemöten. Kuratorn väljs för två år i taget.

Styrelsen

Styrelsen uppgifter är att:

1) sammankalla nationen till nationsmöte enligt vad som stadgas i § 19

2) verkställa nationsmötets beslut

3) fatta beslut i löpande ärenden

4) leda nationens verksamhet

5) upprätthålla kontakten till andra nationer och föreningar

6) fatta ekonomiska beslut inom ramen för den av verksamhetsmötet fastställda budgeten

7) ansvara för nationens ekonomi

8) till valmötet avge förslag till ny styrelse, funktionärer och utskottsmedlemmar för det kommande året

9) tillsätta utskott och arbetsgrupper.

Styrelsen består av högst sju personer, varav det måste finnas åtminstone styrelseordförande, skattmästare och sekreterare. Senaste åren har styrelsen bestått dessutom av programchef, värdinna, informationschef och rekryteringsansvarig. Styrelsen väljer inom sig en vice-ordförande som sköter ordförandes uppgifter ifall den är förhindrad att göra det. Styrelsemedlemmarna har egna ansvarsområden, men förutom detta arbetar styrelsen gemensamt för att leda nationens verksamhet och göra beslut i ärenden som berör nationens verksamhet. Styrelsen sammanträder ungefär varannan veckan för styrelsemöte.

Som styrelsemedlem får du bekanta dig mycket grundligt i nationens verksamhet och du lär dig hur man leder en studentorganisation med ett par hundra medlemmar. Styrelsemedlemmar representerar också nationen på möten och andra organisationers årsfester så man får bekanta sig även med vad andra föreningar sysslar med. Eftersom styrelsen träffas flera gånger i månaden på antingen möten, fester eller programkvällar så lär man känna de övriga styrelsemedlemmarna bra. Allt är inte bara jobb, utan styrelsens egna chillkvällar, sommarträffar, styrelseskiften och besök på andras årsfester fungerar som bra motbalans till ansvaret man har på nationen. Ett styrelseår i nationen är något som man med värme kommer ihåg resten av livet! Styrelsen väljs för ett kalenderår i taget på nationsmötet i november.

Styrelseordförande

Styrelseordförandes uppgift är att
1) leda styrelsemötena och styrelsens arbete
2) se till att beslut fattade av nationen verkställs samt övervaka funktionärernas och utskottens verksamhet
3) bistå kurator i dennas värv samt då kurator är förhindrad handha dennas uppgifter
4) till nations- och styrelsemötena uppgöra föredragningslista
5) underrätta de medlemmar som tilldelats särskilda uppdrag om deras uppgifter
6) ansvara för att nationen är representerad i föreningar och organisationer, som nationen är medlem av
7) ansvara för att nationens styrelse är representerad på Kupolkommitténs möten
8) vara medlem av ordningsutskottet

Som ordförande ser du till att styrelsen fungerar som en helhet och du leder även hela nationens verksamhet på en allmän nivå. Ordförande gör upp föredragningslistor till styrelse- och nationsmöten och skickar möteskallelserna. Som ordförande representerar du också ofta nationen på olika möten och tillställningar och får bekanta dig med andra föreningar när du driver nationens intressen. Som ordförande får du prova på att fungera som ledare och lära dig hur man motiverar andra. Utmanande uppgift, men det du lär dig är sådant som inte går att studera på skolbänken och som garanterat hjälper dig senare i livet!

Skattmästare

Skattmästarens uppgift är att
1) bokföra och förvalta nationens tillgångar och fonder i den mån de inte är underställda särskild förvaltning
2) handha indrivning av nationens tillkommande medel samt utbetalningar, i enlighet med styrelsens eller nationsmötets beslut
3) till det första nationsmötet under höstterminen uppgöra en översikt över nationens finansiella läge
4) inom januari månad avsluta räkenskaperna för det kalenderår under vilket han eller hon verkat som skattmästare och överlämna dem till revisorerna
5) i samband med avslutandet av räkenskaperna göra upp en budget för följande kalenderår samt inlämna den till årsmötet
6) presentera bokslutet på årsmötet

Skattmästaren sköter om betalningar och räkningar och upprätthåller nationens bokföring. Du gör upp bokslutet för nationen och i samarbete med styrelsen presenterar du en budget till nationsmötet och sköter dess uppföljning. Om du är noggrann med siffror och har intresse för ekonomi är skattmästare perfekta jobbet för dig!

Sekreterare

Sekreterarens uppgift är att
1) vid nations- och styrelsemöten föra protokoll samt arkivera dessa efter justering och meddela nationsmedlemmarna om vad som beslutits på mötet
2) ombesörja nationens ankommande och utgående post
3) utfärda nödiga protokollsutdrag
4) till årsmötet uppgöra en verksamhetsberättelse för sitt verksamhetsår
5) tillsammans med informationschefen upprätthålla medlemsregister över nationens medlemmar
6) vara medlem av ordningsutskottet

Sekreteraren för protokoll på styrelse- och nationsmötena. Det är du som dokumenterar allt som sägs och besluts på mötena, så du lär dig mycket om vad som görs på nationen. Du får också bra övning i att uttrycka dig klart och tydligt i text. Som sekreterare kollar du också efter den posten som kommer in till nationen.

Värdinna

Värdinnans uppgift är att
1) ansvara för planerandet och förverkligandet av menyn på fester och samkväm arrangerade av nationen
2) ansvara för traktering på nationsmöten
3) fungera som ordförande för värdinneutskottet

Värdinnan ansvarar för nationens kök i samarbete med de övriga huvudvärdinnorna på Nypolen. Värdinnan behöver inte göra all mat själv och som hjälp finns det ett värdinneutskott som värdinnan leder. Det är värdinnan som i samråd med värdinneutskottet planerar menyn till festerna, så det finns oändligt med möjligheter att uttrycka sin kreativitet! Alla som har jobbat i köket vet var den bästa festen ligger, och det är inte sitsbordet!

Informationschef

Informationschefens uppgift är att
1) sköta tillkännagivandet av nationens möten och program genom annonsering eller meddelanden på nationens anslagstavla
2) till tidningspressen inlämna notiser om nationen och dess verksamhet och i övrigt sprida information om nationen och dess verksamhet
3) gå ut med regelbunden information om nationens verksamhet till andra nationer och studentföreningar
4) ansvara för informerande om deltagande i andra organisationers årsfester och andra evenemang
5) tillsammans med sekreteraren upprätthålla medlemsregister över nationens medlemmar

Informationschefen ansvarar om nationens kommunikationskanaler och sociala medier. En bra infochef trivs som fisken i vattnet på Facebook, Instagram och Twitter och har alltid något intressant att berätta åt nationsmedlemmarna. Infochefen sammanställer en gång i veckan ett infomail som skickas ut till nationens e-post lista och håller hemsidan uppdaterad.

Rekryteringsansvarig

Rekryteringsansvarigas uppgift är att
1) fungera som ordförande för rekryteringsutskottet
2) ansvara för gulnäbbsintagningen, öppningskarnevalen, inskrivningskvällarna och informationen till abiturienter och gulnäbbar
3) ansvara för arrangerandet av abiturientdagen
4) ansvara för kontakten till andra organisationer i rekryteringsfrågor
5) ansvara för kontakten och besöken till gymnasierna inom upptagningsområdet

Rekrychefen har kanske det viktigaste uppdraget av alla på nationen: Se till att nya medlemmar hittar till nationen och känner sig välkomna! Rekrychefen leder rekryteringsutskottet som planerar nationens ABI- och gulnäbbverksamhet. Rekrychefen ansvarar för alla gulnäbbsevenemang, gör reklam för nationen på olika mässor och andra tillställningar samt sköter om abimarknadsföring. Största delen av jobbet sker i början av höstterminen då det nya läsåret börjar och gulnäbbarna inleder sina studier, men under året görs också bl.a. gymnasiebesök för att berätta om ÖFN och högskolestudier i Helsingfors.

Programchef

Programchefens uppgift är att
1) fungera som ordförande för programutskottet
2) planera och förverkliga ett regelbundet program för nationen
3) ansvara för nationens fester
4) ansvara för kontakten till andra organisationer i arrangerande av gemensamt program
5) informera klubbhövding och värdinna om kommande tillställningar

Programchefen har kanske det coolaste jobben på hela nationen: Planera och fixa program åt nationsmedlemmarna! Programchefen koordinerar sitsarrangemang och programkvällar. Sitser ordnas ca. 2-4 gånger i månaden och programkvällar varje torsdag. Här finns de möjlighet att uttrycka sig själv och fixa just sådant coolt program som man själv vill se. Programchefen koordinerar med andra organisationers programchefer vid gemensamma fester, gör upp sittordningar och delegerar uppgifter enligt behov. Som programchef får man öva på att hela tiden ha flera bollar i luften, hålla reda på detaljer och lära dig hur man planerar, marknadsför och verkställer olika evenemang. Programchefen behöver inte göra allt ensam, för som hjälp har man nationens programutskottet som programchefen är ordförande för.

Funktionärer

För att sköta vissa specifika uppgifter väljer nationen funktionärer. Funktionärerna är självständiga i sin verksamhet men fungerar under ledning av styrelsen. Funktionärerna väljs för ett kalenderår i taget på nationsmötet i november

Historiograf

Historiografens uppgift är att
1) i nationens matriklar införa så fullständiga biografiska uppgifter som möjligt om där immatrikulerade medlemmar och äldre medlemmar
2) sköta nationens bibliotek och arkiv

Klubbhövding

Klubbhövdingens uppgift är att
1) ansvara för kurirverksamheten
2) främja trivsel och kamratskap inom nationen

Klubbhövdingen leder nationens klubbmästeri och ansvarar tillsammans med Nypolens övriga huvudkurirer för kurens verksamhet.

Kulturansvarig

Kulturansvarigas uppgift är att
1) ansvara för nationens kulturella aktiviteter
2) omhänderha nationens hembygdsverksamhet
3) vara medlem i programutskottet

Idrottsansvarig

Idrottsansvarigas uppgift är att
1) ansvara för nationens idrottsaktiviteter
2) vara medlem i programutskottet

Chefredaktör

Chefredaktörens uppgift är att
1) fungera som ordförande i Paprika-utskottet
2) ansvara för utgivandet av nationens tidning

Miljöansvarig

Miljöansvarigas uppgift är att
1) upprätthålla nationens miljöplan
2) främja hållbar utveckling och ekologisk verksamhet inom nationen

Bostadssekreterare

Bostadssekreterarens uppgift är att
1) upprätthålla nationens kriterier för utdelning av bostad
2) i samråd med nationens styrelse delta i utdelningen av nationens bostäder

Studiepolitiska sekreterare

Studiepolitiska sekreterarens uppgift är att:
1) följa med Studentkåren vid Helsingfors universitets verksamhet och informera nationen och nationens styrelse om den
2) följa med Svenska Studerandes Intresseförenings verksamhet och informera nationen och nationens styrelse om den

Årsfestmarskalk

Årsfestmarskalkens uppgift är att
1) ansvara för arrangemangen kring nationens årsfest
2) leda årsfestutskottet

Som årsfestmarskalk får man ordna nationens stösta och bästa fest, nämligen årsfesten! Årsfesten ordnas på en lördag nära nationens årsdag som innfaller 27 februari. Man kan fungera som årsfestmarskalk ensam eller tillsammans med någon annan, och som hjälp har man ett årsfestutskott. För att ge ordentligt med tid för att verkställa årsfesten väljs marskalken redan i september.

Jämlikhetsansvarig

Jämlikhetsansvarigas uppgift är att
1) upprätthålla nationens jämlikhetsplan
2) främja jämlikhet inom nationen

YngÄl-ansvarig

YngÄl-ansvarigas uppgift är att
1) leda nationens Yngre-Äldremedlemsverksamhet

Fanbärare

Fanbärarnas uppgift är att
1) ansvara för nationens fana, samt att bära den vid uppvaktningar, marscher och festligheter, i vilka nationen deltar
2) organisera nationens deltagande i uppvaktningar, marscher och festligheter
3) representera nationen som marskalker vid Helsingfors universitets högtidliga festligheter, så som inskription, universitetets årsdag och universitetets promotioner

Webmaster

Webmasterns uppgift är att
1) upprätthålla och uppdatera nationens webbsidor

Webmastern administrerar nationens hemsida och övriga IT-tjänster. Vid behov kan ett webutskott skapas för att hjälpa webmastern.

Nationsfotograf

Nationsfotografens uppgift är att:
1) i bild dokumentera nationens evenemang och vardag
2) leda nationens dokumentationsutskott

Lokalintendent

Lokalintendentens uppgift är att
1) övervaka ordningen i nationslokalen enligt av nationen fastställda ordningsregler
2) ansvara för underhållet av nationens lokal
3) vårda nationens lösegendom och i slutet av sin verksamhetsperiod uppgöra en inventarieförteckning över nämnda egendom samt före utgången av januari månad överlämna förteckningen till nationens revisorer
4) ta hand om nationens nycklar till nationslokalen enligt nationens direktiv
5) delta i Kupolkommitténs möten
6) vara medlem i ordningsutskottet

Lokalintendenten sköter om alla lokalfrågor i Nypolen för ÖFN:s del, övervakar att lokalen hålls i bra skick, ser till att nödvändigt underhåll blir gjort och delar ut nycklar till nationsmedlemmar.

Director Cantus (sångledare)

Director cantus uppgift är att:
1) leda sången vid nationens fester och programkvällar
2) upprätthålla sångkulturen på nationen

Vid behov kan vice sångledare eller ett sångledarutskott tillsättas för att hjälpa huvudsångledaren.

Verksamhetsgranskare och suppleanter

Revisorns och verksamhetsgranskarens uppgift är att
1) övervaka och granska nationens förvaltning, räkenskaper och fonder, såvida de inte är underställda särskild granskning
2) kontrollera inventarieförteckningen
3) granska skötseln av arkivet och biblioteket
4) till årsmötet inlämna en revisionsberättelse eller verksamhetsgranskningsberättelse

Vid valmötet väljer nationen för följande kalenderår två revisorer eller verksamhetsgranskare samt deras suppleanter med sådana insikter i bokföring och
ekonomiska förhållanden som med hänsyn till nationens verksamhet krävs för uppdragets fullförande. Revisorerna eller verksamhetsgranskarna granskar verksamheten för det år de valts till

Nationen väljer två stycken verksamhetsgranskare går igenom nationens bokslut och skriver en verksamhetsgranskningsberättelse på basis av bokslutet. Ifall verksamhetsgranskare är förhindrad att sköta sin uppgift väljer man två stycken suppleanter som kan ta över vid behov.

Representanter i stipendiefondens styrelse

Nationens stipendiefond förvaltas av en skild styrelse, som består av De Äldres Råd samt två stycken representanter utsedda av nationsmötet. Stipendiefondens styrelse förvaltar stipendiefonden samt besluter om utdelning av nationens stipendier. Som representanter önskas främst tidigare mottagare av nationens stipendier.

Representanter i Svenska Studenters Bostadsstiftelses delegation

SSBS förvaltar ca. 150 studentbostäder, och stiftelsens ägare är de fyra svenskspråkiga nationerna vid Helsingfors universitet. Delegationen är stiftelsens högsta beslutsfattande organ, som sammanträder vanligen två gånger per år för att göra beslut gällande stiftelsens verksamhet. Delegationen har 20 medlemmar. Nationens inspektor och kurator är självskrivna medlemmar i delegationen, och de övriga platserna är utdelade i förhållande till varje nations medlemsantal. Av delegationens medlemmar önskas intresse för stiftelsens verksamhet och insyn i nationens verksamhet. ÖFN har förutom inspektor och kurator i förvaltningsrådet en extra medlem, som utses av nationsmötet.

Representanter i Svenska Studenters Bostadsstiftelses styrelse

SSBS styrelse har hand om stiftelsens dagliga verksamhet. T.ex. sitter styrelsemedlemmar med som stiftelsens representanter i husbolag stiftelsen är delägare i och förbereder beslut till förvaltningsrådet. Nationen utser två representanter till stiftelens styrelse.

Representanter i Östfinska Delegationen

Östfinska Delegationen är de fem östfinska nationernas (Wiipurilainen-, Savolainen-, Karjalainen- och Kymenlaakson Osakunta samt ÖFN) samarbetsorgan, och har som uppgift att främja östfinskt samarbete och ansvara för att ordna den Östfinska Sommarfesten. Delegationen består av varje nations kurator och 1-2 övriga medlemmar.

Utskott

Utskotten är permanenta arbetsgrupper som tillsätts för ett kalenderår i taget av styrelsen och man kan närsomhelst komma med! Vill du gå med i något utskott? Ta då modigt kontakt med styrelsen!

Programutskottet

Programutskottets uppgift är att
1) arrangera fester och program
2) arrangera idrottsverksamhet tillsammans med idrottsansvariga
3) arrangera kulturella aktiviteter tillsammans med kulturansvariga

Vill du vara med och planera och ordna ÖFN:s fester och evenemang? Då är det här ditt utskott. Programutskottet leds av programchefen, men en människa kan inte göra allt och därför behövs det ett kreativt och glatt programutskott. Programutskottet funderar ut vad som ska hända på våra programkvällar och planerar och verkställer de evenemang ÖFN ordnar.

Rekryteringsutskottet

Rekryteringsutskottets uppgift är att
1) arrangera gulnäbbsintagningen
2) arrangera abiturientdagen
3) arrangera besök till gymnasierna på nationens upptagningsområde

Rekryteringsutskottet ser till att ÖFN syns utåt och att nya människor hittar till oss. Medlemmarna besöker svenskspråkiga gymnasier i nationens hembygds och berättar om ÖFN samt om högskolorna i huvudstadsregionen. Dessutom deltar medlemmarna på flera olika studierelaterade mässor för att rekrytera nya medlemmar bland de som redan studerar. Årets fräschaste och fartfylldaste sitser ligger på Rekrys ansvar, nämligen Gulisintagningen och Abisitsen!

Värdinneutskottet

Värdinneutskottet uppgift är att
1) planera och förverkliga menyn på fester och samkväm arrangerade av nationen
2) handha trakteringen på nationsmöten

Bor det en liten Top Chef inom dig som älskar att laga mat? Då är värdinneutskottet något för dig. Nationens huvudvärdinna behöver hjälp i köket inför och under sitser och nationsmöten med att förbereda maten. Är du ingen köksvirtuos men trivs i köket? Då kan du också gå med i utskottet; det behövs alltid folk som hackar upp grönsakerna.

Sångledarutskottet

Gillar du att sjunga på sitser? Skulle du villa besluta om vad som ska sjungas? Vill du lära dig massor av snapssånger? Som medlem i sångledarutskottet kan du ställa upp för att sångleda på någon av nationens sitser. Du behöver inte sköta jobbet ensam, utan med dig har du nationens erfarna sångledare som guidar dig genom sitskaaoset. Att kunna sjunga är nyttigt som sångledare, men viktigare är ändå attityden och en bärande röst! Kom ihåg, på sitser sjunger man hellre än väl!

Klubbmästeriet

Som en medlem i klubbmästeriet hjälper man till med servering under nationens fester och andra tillställningar.

Årsfestutskottet

Årsfestutskottet planerar nationens största fest under året: årsfesten. Det finns mycket som måste funderas på: var ska festen hållas? Vem ska hålla tal? Vad ska vi äta? Vem kan sponsorera? Det finns både större och mindre uppgifter som årsfestmarskalken behöver hjälp med.

Webbutskottet

Har du koll på förkortningar som CSS, HTML, PHP? Älskar du WordPress eller föredrar du Joomla? Eller är du totalt nybörjare med IT men har lust att lära dig om att upprätthålla websidor? Det här är gänget för dig!

Paprikautskottet

Nationens tidning Paprika har långa, fina anor, och paprikautskottet planerar, skriver och ger ut tidningen under ledning av chefredaktören.

YngÄl-utskottet

Är du en yngre äldre medlem i nationen? Känner du dig så ung att du inte vill kalla dig gammal medlem, men så gammal att du inte vill härja varje veckoslut på Nypolen? Då är det här utskottet för dig. Ta en kall öl en gång i månaden och klaga på hur allt var bättre förr, och var sedan med och ordna ett par aktiviteter i året för de yngre medlemmarna.

Dokumentationsutskottet

Medlemmarna i dokumentationsutskottet dokumenterar (främst fotograferar) nationens evenemang. Du kan delta i allt program och vara med på alla sitser även om du är med i utskottet. Om du äger en systemkamera och gillar att fotografera så är detta utskott perfekt för dig!

Ordningsutskottet

Ordningsutskottets uppgift är att
1) behandla och vidta nödvändiga åtgärder i sådana fall då nationens eller Nypolens regler avsevärt brutits
2) behandla och vidta nödvändiga åtgärder då enskild medlem anser sig fel behandlad eller då dennas individuella rättigheter kränkts
3) behandla och vidta nödvändiga åtgärder då medlem försvårat nationens verksamhet, skadat nationen eller underlåtit att uppfylla sina förpliktelser gentemot nationen
4) vid vägande skäl till nationsmötet föreslå uteslutning av medlem enligt vad som förrättas i § 16 av nationens stadgar.

Ordningsutskottet för följande kalenderår väljs av valmötet och består av kurator, styrelseordförande, lokalintendent, sekreterare samt två övriga medlemmar. Kurator fungerar som ordförande för utskottet.

Utvecklingsutskottet

Utvecklingsutskottets uppgift är att
1) framlägga förslag på hur nationen kan utvecklas på lång sikt
2) fungera som ett idé- och diskussionsforum.
3) konsulteras av styrelsen angående frågor om nationens verksamhet
4) vid nationens verksamhetsmöte presentera en ettårig plan för sin verksamhet

Utvecklingsutskottet består av 4-10 nationsmedlemmar eller äldre medlemmar samt kurator. Medlemmarna bör företrädesvis ha erfarenhet av studentförenings- och/eller nationsverksamhet. Kurator är självskriven medlem och fungerar som ordförande för utskottet. Styrelsemedlemmar har rätt att närvara vid utskottets möten

De Äldres Råd

Kapitel XI De Äldres Råd
§ 52 Uppgift
De Äldres Råd har som uppgift att bistå Östra Finlands Nation vid förvaltningen av de fonder, för vilka så föreskrivits, samt att även i andra viktiga frågor bistå nationen med råd.
§ 53 Sammansättning
De äldres råd består av fem medlemmar, däribland inspektor som självskriven. Medlemmarna samt två suppleanter utses av valmötet för tre kalenderår, företrädesvis blandnationens äldre medlemmar . Som rådets ordförande fungerar nationens inspektor och som dess sekreterare nationens kurator, den sistnämnda likväl utan medlemskap i rådet. De äldres råd är beslutfört när minst tre medlemmar är närvarande.